Regulamentul general intern de organizare și funcționare a secretariatului

| Publicat în: Regulamente FEAA

{slider I. Organizarea şi funcţionarea secretariatului}

I. Organizarea şi funcţionarea secretariatului

Art. 1 Principii generale de organizare şi funcţionare

1.1 Secretariatul este o componentă a Facultăţii de Economie şi de Administrare a Afacerilor (FEAA) formată din personal administrativ: secretar-şef; secretarii de serii/specializări facultate pentru ciclurile de licenţă, masterat şi doctoral; secretar facultate info-centru studenţesc.

1.2 Secretariatul este organizat şi funcţionează potrivit legislaţiei naţionale în vigoare şi a Regulamentului intern de organizare şi funcţionare a FEAA.

1.3 Secretariatul FEAA este subordonat ierarhic Decanului şi secretarului Şef al Universităţii de Vest din Timişoara (UVT) şi funcţional prodecanilor şi cancelarului FEAA.

1.4 Secretariatul are relaţii funcţionale cu şefii şi membrii tuturor catedrelor din cadrul FEAA, cu Directorul Administrativ al FEAA, precum şi cu studenţii.

1.5 Secretariatul reprezintă un important canal informaţional în FEAA, fiind atât intermediar în transmiterea de informaţii, cât şi emiţător de informaţii. Secretariatul FEAA are rolul de interfaţă între conducerea academică a FEAA şi cadrele didactice, pe de o parte, şi studenţi, pe de altă parte, în ceea ce priveşte tratarea informaţiilor şi a documentelor prin prelucrarea datelor, stocarea informaţiilor şi întocmirea materialelor de comunicare.

Art. 2 Structura secretariatului

2.1 Secretariatul FEAA este organizat pe patru componente:

  • secretariatul pentru ciclul de licenţă zi/ID (SCL),
  • secretariatul pentru ciclul masteral (SCM),
  • secretariatul pentru ciclul doctoral (SCD)
  • secretariatul info-centru studenţesc (SICS).

2.2 Ca mod de alocare a resurselor umane şi materiale, secretariatul FEAA funcţionează parţial centralizat, existând birouri colective şi birouri individuale.

2.3 SCL este componenta secretariatului cu competenţe de comunicare şi relaţionare cu:

  • studenţii care urmează cursurile ciclului de licenţă, la formele de învăţământ de zi şi la distanţă, organizat pe serii şi specializări;
  • Conducerea Academică a FEAA, Secretarul Şef FEAA, Secretarul Şef al UVT, Directorul Administrativ şi cadrele didactice.

2.4 SCM este componenta secretariatului cu competenţe de comunicare şi relaţionare cu:

  • studenţii care urmează cursurile programelor masterale organizate pe domenii aferente ciclului masteral la forma de învăţământ ZI;
  • Conducerea Academică a FEAA, Conducerea Şcolii Masterale, Secretarul Şef al FEAA, Secretarul Şef al UVT, Directorul Administrativ şi cadrele didactice.

2.5 SCD este componenta secretariatului cu competenţe de comunicare şi relaţionare cu:

  • doctoranzii care urmează cursurile ciclului doctoral la formele de învăţământ de zi şi fără frecvenţă, organizate pe domenii de studiu;
  • Conducerea Academică a FEAA, Conducerea Şcolii Doctorale, Secretarul Şef al FEAA, Conducătorii de doctorat, Secretarul Şef al UVT, Directorul Administrativ şi cadrele didactice.

2.6 SICS este componenta secretariatului cu competenţe de comunicare şi relaţionare cu:

  • Studenţii de la cursurile de licenţă (zi/ID), masteranzii şi doctoranzii FEAA ca urmare a solicitărilor acestora referitoare la eliberarea de documente, probleme sociale şi facilităţi cuvenite;
  • Conducerea Academică a FEAA, Secretarul Şef al FEAA, Secretarul Şef al UVT, Directorul Administrativ şi cadrele didactice.

{slider II. Conducerea secretariatului}

II. Conducerea secretariatului

Art. 3 Secretar-şef

3.1 Postul de Secretar Şef se ocupă prin concurs cu respectarea prevederilor legale, iar rezultatul concursului se validează de către Consiliul Facultăţii.

3.2 Secretarul Şef este subordonat ierarhic Decanului şi Secretarului Şef al Universităţii de Vest şi subordonat funcţional Biroului Consiliului Facultăţii.

3.3 Atribuţiile secretarului şef sunt:

  • planificarea, organizarea, coordonarea şi controlul activităţii de secretariat din FEAA;
  • întocmirea fişelor de post pentru personalul din subordine;
  • reprezentarea facultăţii pe linie de secretariat în relaţiile cu secretariatul Universităţii de Vest sau cu alte instituţii;
  • asigurarea respectării prevederilor legale în activitatea de secretariat cu privire la evidenţa studenţilor şi a documentelor;
  • punerea la dispoziţia Decanului şi a Biroului Consiliului Facultăţii a documentelor, datelor şi informaţiilor necesare luării deciziilor;
  • participarea ca invitat, la şedinţele Biroului Consiliului Facultăţii şi ale Consiliului Facultăţii;
  • transmiterea către diferitele compartimente a sarcinilor de serviciu din partea Decanului şi a Biroului Consiliului Facultăţii;
  • întocmirea anuală a planului de activităţi pentru personalul compartimentelor din subordine;
  • propunerea, către Biroul Consiliului Facultăţii, a măsurilor de motivare şi sancţionare a personalului din secretariat;
  • centralizarea statisticilor cerute pe linie instituţională;
  • urmărirea, în mod curent, a documentelor primite sau expediate prin poştă pentru respectarea termenelor de rezolvare a acestora;
  • centralizarea, distribuirea şi urmărirea informaţiilor solicitate de către Conducerea Academică a FEAA şi alte servicii şi departamente.

{slider III. Reglementari privind personalul administrativ}

III. Reglementari privind personalul administrativ

Art. 4 Secretar facultate ciclu de licenţă

4.1 Postul de Secretar facultate ciclu de licenţă se ocupă prin concurs cu respectarea prevederilor legale, iar rezultatul concursului se validează de către Consiliul Facultăţii.

4.2 Secretarul facultate ciclu de licenţă este subordonat ierarhic Secretarului Şef al FEAA şi funcţional Prodecanilor şi Cancelarului FEAA.

4.3 Atribuţii şi responsabilităţi:

  • efectuarea lucrărilor referitoare la concursul de admitere, concretizate în verificarea şi prelucrarea dosarelor candidaţilor admişi;
  • înmatricularea studenţilor din anul I şi asigurarea înscrierii anuale a studenţilor din anii superiori;
  • asumarea răspunderii pentru păstrarea şi completarea dosarelor studenţilor, de la înmatriculare până la absolvirea facultăţii;
  • completarea şi eliberarea carnetelor de student pentru anul I, vizarea carnetelor studenţilor din anii superiori precum şi eliberarea, la cerere, de duplicate;
  • punerea la dispoziţia studenţilor a formularelor necesare întocmirii contractului de studii şi a fişei de înscriere;
  • ţinerea evidenţei creditelor acumulate de către fiecare student şi a disciplinelor la care s-a înscris studentul prin contractul de studii;
  • eliberarea, la cerere, a adeverinţelor de student precum şi a adeverinţelor referitoare la situaţia şcolară;
  • furnizarea zilnică a informaţiilor studenţilor şi publicului (telefonic sau la ghişeu), efectuarea tuturor mobilizărilor şi redactarea anunţurilor pentru studenţii seriilor /specializărilor gestionate;
  • întocmirea şi ţinerea evidenţei privind situaţia şcolară a studenţilor prin: întocmirea şi afişarea listelor cu grupele de studenţi; pregătirea cataloagelor pentru disciplinele planificate în fiecare sesiune de examene; trecerea notelor din cataloage în centralizator şi calcularea mediilor după fiecare sesiune de examene; trecerea notelor din centralizator în registrul matricol şi prezentarea registrelor matricole Decanului FEAA, în vederea semnării lor;
  • întocmirea foilor matricole parţiale, la cererea studenţilor, pe baza registrului matricol şi asumarea răspunderii privind corectitudinea datelor înscrise în acestea;
  • stabilirea examenelor de diferenţă pentru studenţii cu întrerupere de studii, cu prelungirea studiilor, reînmatriculaţi sau transferaţi, precum şi aducerea la cunoştinţă a acestor informaţii studenţilor în cauză;
  • prelucrarea tuturor cererilor studenţilor privitoare la burse, cazare, întreruperea studiilor, transferuri, prelungirea studiilor etc.;
  • ţinerea evidenţei studenţilor restanţieri şi încheierea situaţiei lor şcolare în funcţie de promovarea sau nepromovarea examenelor restante;
  • întocmirea tabelelor privind studenţii restanţieri şi cu cei care au examene de diferenţă, înaintarea acestora Secretarului şef al FEAA şi întocmirea proceselor-verbale pentru prezentarea studenţilor la examene, numai după achitarea taxelor;
  • asumarea răspunderii privind prezentarea la examene a studenţilor care plătesc taxă de studii, numai după achitarea respectivelor taxe şi propunerea exmatriculării studenţilor, conform reglementărilor în vigoare;
  • întocmirea listei studenţilor care urmează să fie exmatriculaţi;
  • introducerea notelor în baza de date, în vederea calculării mediilor;
  • calcularea şi afişarea mediilor anuale în vederea cazării studenţilor;
  • întocmirea listelor cu mediile pentru acordarea burselor, ţinând cont de condiţiile stabilite de regulament;
  • verificarea actelor pentru acordarea burselor sociale şi înaintarea Secretarului Şef al facultăţii;
  • extragerea datelor necesare din dosarele studenţilor în vederea întocmirii tuturor statisticilor, precum şi a altor situaţii solicitate, privind admiterea, examenele, absolvenţii, studenţii străini etc.;
  • întocmirea tuturor situaţiilor referitoare la absolvenţi:

a. tabelul cu absolvenţii, în vederea înscrierii la examenul de licenţă, mediile anilor I -III, numărul total de credite, media generală de promovare a anilor de studii, titlul şi conducătorul ştiinţific al lucrării de licenţă;
b. asumarea răspunderii privind parcurgerea integrală a planului de învăţământ de către fiecare absolvent înscris la ciclul de licenţă;
c. efectuarea înscrierii absolvenţilor cu preluarea şi înregistrarea lucrării de licenţă;
d. calcularea pentru fiecare absolvent a mediei probelor susţinute la licenţă, media examenului de licenţă şi întocmirea tabelului centralizator cu rezultatele la examenul de licenţă pe specializări;
e. întocmirea, verificarea şi eliberarea adeverinţelor absolvenţilor;
f. întocmirea suplimentelor la diplomă, verificarea acestora şi asumarea răspunderii privind corectitudinea datelor înscrise în acestea.
g. Întocmirea borderourilor pentru diplome şi listarea Diplomelor de licenţă

  • clasificarea dosarelor studenţilor, absolvenţilor, exmatriculaţilor şi inventarierea conform normelor tehnice de arhivare;
  • executarea lucrărilor de legare a arhivei facultăţii (cataloage, dosare cuprinzând documente de arhivă etc.);
  • eliberarea actelor absolvenţilor şi studenţilor respinşi/exmatriculaţi, numai pe baza fişei de lichidare;
  • preluarea apelurilor telefonice, informarea publicului, actualizarea datele la avizier, respectarea programului de lucru;
  • asigurarea legăturii dintre cadrele didactice şi studenţi cu celelalte servicii şi departamente din FEAA .

Art. 5 Secretar facultate ciclu masteral

5.1 Postul de Secretar facultate ciclu master se ocupă prin concurs cu respectarea prevederilor legale, iar rezultatul concursului se va valida de către Consiliul Facultăţii.

5.2 Secretarul facultate ciclu master este subordonat ierarhic Secretarului Şef al FEAA şi funcţional Directorului Şcolii Masterale şi Prodecanilor.

5.3 Atribuţii şi responsabilităţi:

  • efectuarea lucrărilor referitoare la concursul de admitere la master, concretizate în verificarea şi prelucrarea dosarelor candidaţilor admişi;
  • înmatricularea masteranzilor din anul I şi asigurarea înscrierii anuale a masteranzilor din anul II;
  • asumarea răspunderii pentru păstrarea şi completarea dosarelor masteranzilor, de la înmatriculare până la absolvirea masterului;
  • completarea şi eliberarea carnetelor de student masterand pentru anul I, vizarea carnetelor masteranzilor din anul II, precum şi eliberarea, la cerere, de duplicate;
  • asigurarea întocmirii contractului de studii şi a fişei de înscriere de către toţi masteranzii;
  • ţinerea evidenţei creditelor acumulate de către fiecare masterand şi a disciplinelor la care s-a înscris studentul prin contractul de studii;
  • eliberarea, la cerere, a adeverinţelor de student masterand precum şi a foilor matricole parţiale referitoare la situaţia şcolară;
  • furnizarea zilnică a informaţiilor studenţilor şi publicului (telefonic sau la ghişeu), efectuarea tuturor mobilizărilor şi redactarea anunţurilor pentru masteranzi pe specializările de master gestionate;
  • întocmirea şi ţinerea evidenţei privind situaţia şcolară a masteranzilor prin: întocmirea şi afişarea listelor cu grupele de studenţi; pregătirea cataloagelor pentru disciplinele planificate în fiecare sesiune de examene; trecerea notelor din cataloage în centralizator şi calcularea mediilor după fiecare sesiune de examene; trecerea notelor din centralizator în registrul matricol şi prezentarea Decanului a registrele matricole, în vederea semnării;
  • întocmirea suplimentelor la diplomă, la cererea masteranzilor, pe baza registrului matricol şi asumarea răspunderii privind corectitudinea datelor înscrise în acesta;
  • prelucrarea tuturor cererilor masteranzilor privitoare la întreruperea studiilor, transferuri, prelungirea studiilor etc.;
  • ţinerea evidenţei masteranzilor restanţieri şi încheierea situaţiei lor şcolare în funcţie de promovarea sau nepromovarea examenelor restante;
  • întocmirea tabelelor cu masteranzii restanţieri şi înaintarea acestora Secretarului Şef al FEAA şi întocmirea proceselor-verbale pentru prezentarea studenţilor la examene, numai după achitarea taxelor;
  • asumarea răspunderii privind prezentarea la examene a masteranzilor care plătesc taxă de studii, numai după achitarea respectivelor taxelor şi propunerea exmatriculării masteranzilor, conform reglementărilor în vigoare;
  • întocmirea listei masteranzilor care urmează să fie exmatriculaţi;
  • introducerea notelor în baza de date, în vederea calculării mediilor;
  • extragerea datelor necesare din dosarele masteranzilor în vederea întocmirii tuturor statisticilor, precum şi a altor situaţii solicitate, privind admiterea, examenele, absolvenţii, studenţii străini etc.;
  • întocmirea tuturor situaţiilor referitoare la absolvenţi:

a. efectuarea înscrierii absolvenţilor cu preluarea şi înregistrarea lucrării de disertaţie;
b. întocmirea, verificarea şi eliberarea adeverinţelor absolvenţilor masteranzi;
c. întocmirea suplimentele la diplomă, verificarea acestora şi asumarea răspunderii privind corectitudinea datelor înscrise în acestea.

  • arhivarea dosarelor pe specializări a masteranzilor, absolvenţilor, exmatriculaţilor şi inventarierea conform normelor tehnice de arhivare;
  • executarea lucrărilor de legare a arhivei facultăţii (cataloage, dosare cuprinzând documente de arhivă etc.);
  • eliberarea actelor absolvenţilor şi masteranzilor, numai pe baza fişei de lichidare;
  • preluarea apelurilor telefonice, informarea publicului, actualizarea datelor la avizier, respectarea programului de lucru;
  • asigurarea legăturii dintre cadrele didactice şi masteranzi cu celelalte servicii şi departamente din FEAA;
  • centralizarea, distribuirea şi urmărirea informaţiilor solicitate de către Conducerea Academică a FEAA şi alte servicii şi departamente.
  • întocmirea borderourilor pentru Diplomele de master;
  • listarea diplomelor de master.

Art. 6 Secretar facultate ciclu doctoral

6.1 Postul de Secretar facultate ciclu doctoral se ocupă prin concurs cu respectarea prevederilor legale, iar rezultatul concursului se validează de către Consiliul Facultăţii.

6.2 Secretarul facultate ciclu doctorat este subordonat ierarhic Secretarului şef al FEAA iar funcţional Directorului de programe Doctorale.

6.3 Atribuţii şi responsabilităţi:

  • efectuarea lucrărilor referitoare la concursul de admitere la doctorat concretizate în verificarea şi prelucrarea dosarelor candidaţilor admişi;
  • înmatricularea doctoranzilor din anul I şi asigurarea înscrierii anuale a doctoranzilor din anii II şi III;
  • asumarea răspunderii pentru păstrarea şi completarea dosarelor doctoranzilor, de la înmatriculare până la absolvirea doctoratului.
  • asigurarea întocmirii contractului de studii şi a fişei de înscriere de către toţi doctoranzii;
  • ţinerea evidenţei creditelor acumulate de către fiecare doctorand şi a disciplinelor la care s-a înscris doctorandul prin contractul de studii;
  • eliberarea, la cerere, a adeverinţelor referitoare la situaţia şcolară a doctoranzilor;
  • furnizarea zilnică a informaţiilor, doctoranzilor şi publicului (telefonic sau la ghişeu), efectuarea tuturor mobilizărilor şi redactarea anunţurilor pentru doctoranzi pe domeniile de doctorat gestionate;
  • întocmirea şi ţinerea evidenţei privind situaţia şcolară a doctoranzilor prin: întocmirea şi afişarea listelor cu grupele de doctoranzi; pregătirea cataloagelor pentru disciplinele planificate în fiecare sesiune de examene; trecerea notelor din cataloage în centralizator şi calcularea mediilor după fiecare sesiune de examene; trecerea notelor din centralizator în registrul matricol şi prezentarea Decanului FEAA a registrelor matricole, în vederea semnării;
  • întocmirea foilor matricole parţiale, la cererea doctoranzilor, pe baza registrului matricol şi asumarea răspunderii privind corectitudinea datelor înscrise în acestea;
  • prelucrarea tuturor cererilor doctoranzilor privitoare la întreruperea studiilor, transferuri, prelungirea studiilor etc.;
  • ţinerea evidenţei doctoranzilor restanţieri şi încheierea situaţiei lor şcolare în funcţie de promovarea sau nepromovarea examenelor restante;
  • asumarea răspunderii privind prezentarea doctoranzilor la examene, care plătesc taxă de studii, numai după achitarea respectivelor taxelor şi propunerea exmatriculării doctoranzilor, conform reglementărilor.
  • întocmirea listei doctoranzilor care urmează să fie exmatriculaţi;
  • introducerea notelor în baza de date, în vederea calculării mediilor;
  • extragerea datele necesare din dosarele doctoranzilor în vederea întocmirii tuturor statisticilor, precum şi a altor situaţii solicitate, privind admiterea, examenele, absolvenţii, doctoranzii străini etc.;
  • executarea lucrărilor de legare a arhivei facultăţii (cataloage, dosare cuprinzând documente de arhivă etc);
  • preluarea apelurilor telefonice, informarea publicului, actualizarea datelor la avizier, respectarea programului de lucru;
  • asigurarea legăturii dintre cadrele didactice şi doctoranzi cu celelalte servicii şi departamente din FEAA;

Art. 7 Secretar facultate info-centru studenţesc

7.1 Personalul din Secretariatul info-centru studenţesc este format din angajaţii FEAA care nu au activităţi didactice şi este subordonat Secretarului Şef facultate.

7.2 Postul de Secretar facultate info-centru studenţesc se ocupă prin concurs cu respectarea prevederilor legale, iar rezultatul concursului se va valida de către Consiliul Facultăţii.

7.3 Atribuţii şi responsabilităţi:

  • preluarea de la studenţi a cererilor tip privitoare la burse, cazare, întreruperea studiilor, transferuri, prelungirea studiilor etc. şi transmiterea acestora către Secretarul Şef, secretarele ciclurilor de licenţă, masteral şi doctoral, precum şi Decanului, Prodecanilor şi Cancelarului FEAA;
  • preluarea şi transmiterea tuturor documentelor pentru acordarea burselor sociale şi întocmirea „Centralizatorului de date comunicate burse”;
  • întocmirea, eliberarea şi vizarea legitimaţiilor de reducere pe transportul CFR şi a cupoanelor CFR pentru studenţii seriei/specializării şi întocmirea „Centralizatorului de date comunicate abonamente RATT”.

{slider IV. Etica profesională a personalului administrativ}

IV. Etica profesională a personalului administrativ

Art. 8 Etica şi deontologia

8.1 Elementele definitorii ale eticii şi deontologiei personalului administrativ din cadrul secretariatului FEAA sunt prevăzute în Codul Etic al Facultăţii.

8.2 Prin aplicarea unor măsuri administrative specifice sunt create condiţiile formării unor atitudini şi comportamente cu caracter etic centrate pe student.

8.3 Conducerea Academică FEAA împreună cu Comisia de Evaluare şi Asigurare a Calităţii, evaluează periodic modul în care personalul administrativ din cadrul secretariatului îşi îndeplineşte sarcinile care îi revin şi modul în care respectă principiile eticii şi deontologiei. Rezultatele evaluărilor se aduc la cunoştinţa personalului evaluat, în vederea îmbunătăţirii activităţii desfăşurate.

{slider V. Adoptarea şi modificarea regulamentului}

V. Adoptarea şi modificarea regulamentului

Regulamentul se aprobă de Consiliul FEAA prin vot deschis cu majoritate absolută, în prezenţa a minim 2/3 din membrii Consiliului

Prezentul Regulament poate fi modificat ca urmare a propunerilor Biroului Consiliului Facultăţii şi membrilor Comisiei de Calitate din cadrul FEAA, în urma unei auditări interne. Noua formă a Regulamentului va fi avizată de Consiliului FEAA din anul universitar în curs, cuprinzând modificările propuse.

{/sliders}

Decan,
Prof. univ. dr. Marilen PIRTEA